org vfpg

HWP Consulting begeleidt de regie van de organisatie

tact

change

organization

organization

CASUS

Een internationale organisatie met 2.000 medewerkers loopt tegen knelpunten aan waar het gaat om afstemming en uitlijning van de volledige projectenportfolio die verdeeld is over zowel een corporate deel als over een vijftal businessunits. Budgetten worden niet volledig benut terwijl tegelijkertijd de ICT-portfolio uitpuilt van de projecten en de beschikbare capaciteit onder grote druk staat vanwege conflicterende planningen en grote ambities en belangen.

HWP Consulting is gevraagd de aard en de hoeveelheid aan knelpunten in kaart te brengen en te helpen de situatie weer in een constructieve en wendbare beweging te krijgen.

view

CASUSBESCHRIJVING

Samen met de opdrachtgever bepalen we in een kick-off de scope en de aandachtsgebieden van het in te zetten assessment. Gezamenlijk schetsen we een indicatie van de huidige volwassenheid op de verschillende thema’s.
Is het voor zowel project-, programma- en portfoliomanagement of slechts voor éen of twee aspecten? Moeten alle projecten in het assessment worden meegenomen of moet specifiek gekeken worden naar bepaalde type projecten zoals strategische projecten en ICT-projecten, et cetera? Op basis daarvan wordt bepaald wie zal worden geïnterviewd en wordt een tijdsplanning opgesteld.
We starten met het inlezen op beschikbare visie- en strategie documenten, jarenplannen, rapportage voorbeelden, besluitvormingsstructuren en die documenten waar we een helder beeld uit kunnen halen niet alleen van de primaire organisatiedoelen en ambities maar ook van de huidige wijze van organiseren en uitvoeren daarvan. Dit voorbereidende beeld toetsen we in een gesprek met onze opdrachtgever.

Vervolgens nemen we een geselecteerd aantal interviews af. We spreken o.a. businessunit managers, projectmanagers, programmamanagers, gebruikers, dienstverleners en de portfoliomanagers.
Vooraf vullen de geïnterviewden de scan in. Tijdens de interviews wordt hen op basis van hun scan bijvoorbeeld gevraagd naar praktijkvoorbeelden, bevindingen, ervaren knelpunten, potentie die zij zien en mogelijke oplossingen.
Ook vragen we hen naar welk volwassenheidsniveau zij vinden dat de organisatie op de verschillende thema’s zou moeten groeien. De voorbeelden en persoonlijke bevindingen geven al een vrij volledig beeld aan knelpunten en ambities. Naast de interviews wordt nog een controlegroep gevraagd de maturity scan online in te vullen.
We maken een analyse en rapportage van de ingevulde (en besproken) scans.
In de rapportage laten we onder andere zien:
– De score van de ervaren volwassenheid over de afgesproken gebieden (project-, programma- en/of portfoliomanagement);
– De meest opvalllende bevindingen bij de afzonderlijke processen;
– Significante verschillen tussen de verschillende geïnterviewde partijen. Verschillende bedrijfsonderdelen kunnen verschillend tegen het niveau van bepaalde onderdelen (thema’s, processen) aankijken;
– Het door de partijen aangegeven gewenste niveau van volwassenheid per aandachtsgebied

focus

Om focus aan te brengen grijpen we terug op de strategische urgenties van de organisatie. Deze bieden samen met de bevindingen uit de interviews en het beeld van de scan input voor prioritering van de meest urgente groeistappen.
In dit geval konden we aangeven dat een combinatie van anders inrichten van het besluitvormingsproces en het opstellen van organisatiebrede wegingscriteria voor de gehele portfolio een veel ‘schonere’ portfolio opleverde en daarmee de voorspelbaarheid en de bestuurbaarheid van de portfolio meteen in grote mate versterkt werd. Met name het koppelen van strategie en wegingscriteria maakte het besturen van de portfolio wendbaarder.
De bevindingen zijn eerst in een lunchmeeting gepresenteerd aan de betrokken geïnterviewden om met elkaar te reflecteren of men zich in onze weergave herkende maar ook om de zichtbare te versterken punten te delen en de aangebrachte focus te toetsen. Daarna is het rapport integraal aan de opdrachtgever gepresenteerd inclusief aanbevelingen:

plan

Op basis van deze (met hun eigen voorbeelden onderbouwde) rapportage konden we praktische aanbevelingen doen voor de aanpak om de slagkracht van de portefeuille de versterken.
Wat zijn de zwakke punten en wat zijn de sterke punten? Met welke verbeteringen kunnen we het beste als eerste starten en wat kan wachten etcetera?

guide

In een managementworkshop hebben we in een overview de highlights uit het rapport gepresenteerd om vervolgens over de prioriteiten en het soort aanpak gezamenlijk te besluiten.
Voor de thema’s en processen die gezamenlijk gekozen zijn hebben we het kernteam van de opdrachtgever geholpen om de aanpak uit te werken en hebben we tijdens het stap voor stap doorvoeren van de gekozen verbeteringen als klankboard het kernteam ondersteund. Hiervoor hebben we opnieuw gewerkt met workshops, lunchgesprekken, het bijwonen van teammeetings en het op de gekozen aanpak coachen van betrokken individuen zoals portfolio-, lijn- en programmamanagers.

De spin laat zien wat de ervaren verschillen zijn tussen de huidige en de gewenste volwassenheid oer thema. Daarnaast kunnen we aan de hand van de brede database van P3M3 de ervaren en gewenste volwassenheid afzetten tegen deze scores zoals deze zijn geregistreerd door vergelijkbare organisaties.
Dat helpt vaak een realistische reflectie op wat echt nuttig en noodzakelijk is en wat wens is. Wat is echt storend voor de voorspelbaarheid en wendbaarheid van de organisatie en wat is voor de ‘best in class’. De aanpak van welk knelpunt tot op welk niveau levert de beste brug naar strategische ambities en urgenties. Praktisch en realistisch helpen we je de regie over de gewenste veranderingen te voeren.

info@hwpconsulting.nl